Сопроводительное письмо в арбитражный суд о направлении документов

Сопроводительное письмо в арбитражный суд о направлении документов

Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Что это и для чего нужно?

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

  1. Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
  2. Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
  3. Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

  • при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
  • при уточнении налоговой декларации;
  • при подаче иска в арбитражный суд;
  • при обращении в банк (в некоторых случаях).

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Зачем нужно письмо государственным служащим?

Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней. При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек). В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

Структура и реквизиты

Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения. Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера. Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

  • наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
  • ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
  • в содержательной части следует обращение к адресату;
  • затем – список приложений;
  • в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.

Полный список реквизитов выглядит так:

  • наименование вашей организации (полное и сокращённое);
  • справочные данные о фирме;
  • код организации;
  • ОГРН/ИНН;
  • регистрационный номер письма;
  • сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
  • дата;
  • заголовок;
  • подпись;
  • отметки об исполнителе и наличии приложений.

Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме. Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

Главная часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:

  • сообщение о направлении документов;
  • просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).

Текст послания начинается со стандартных фраз:

Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:

  • «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. »;
  • «Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
  • «Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
  • и т. д.

Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.

Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь.

Ещё несколько рекомендаций

При составлении письма придерживайтесь следующих принципов.

  1. Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо. Инструктируйте получателя максимально конкретно. Не нужно писать что-то в духе «Пожалуйста, подумайте, что с этим можно сделать». Должна быть ясная цель – подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС.
  2. После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Но все комментарии такого рода должны быть «по делу», то есть касаться только отправляемых документов. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.
  3. Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. В таких случаях к соответствующему приложению можно сделать отметку, например «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
  4. Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.

Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов – на службу делопроизводства.

Деловая этика

Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму. Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней. Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.

Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы». Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.

Хранение сопроводительных писем

Вы получили от партнёра сопроводительное письмо, сверили по нему список полученных документов и убедились, что всё правильно. Что делать с посланием дальше? Поставить отметку об исполнении и поместить в дело. Хранить письмо лучше отдельно от приложений, чтобы не создавать путаницы с бумагами.

Во многих фирмах просто создаётся дело «Сопроводительные письма», которое и используется в качестве «корзины» для таких посланий. Что к ним было приложено – без разницы. Есть и более «цивилизованный» вариант – создать несколько дел по сопроводительным письмам и поместить их в номенклатуры дел структурных подразделений. Как это работает?

  • партнёр присылает вам договор поставки (к примеру);
  • этот акт вы размещаете в деле «договоры поставки»;
  • а письмо к нему отправляете в дело «сопроводительные письма к договорам поставки».

Бывает и так, что письмо остаётся на хранение в фирме, а само приложение – нет.

В сопроводительных письмах, как и в других простых (на первый взгляд) актах, дьявол кроется в деталях. Отсутствие чётко прописанной цели, неправильное оформление списка приложений, некорректное обращение – всё это относится к грубым нарушениям. Конечно, никто не будет штрафовать вас за неправильную шапку письма, но даже пара маленьких недочётов может затруднить понимание письма и спровоцировать неверную реакцию на него. Это особенно печально, если вы ведёте «переписку» с налоговой или другими представителями государства.

Образец сопроводительного письма о направлении документов в суд

Образец сопроводительного письма о направлении документов в суд

Исковое заявление, заявление в суд, составляется исходя из фактических обстоятельств дела, но вам всегда понадобиться шаблон заявления, образец, Куда: индекс и полный адрес Кому: муниципальный район административного округа г. Направление налогоплательщиком налоговой декларации в установленный срок — 13 июля — подтверждается копией описи вложения в ценное письмо с отметкой почтового отделения. Когда общаются равные по статусу компании если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установилипопросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. А уж канцелярия только обеспечивает отправку соответствующих документов по почте. Даже если писем целая кипа, руководителю или ведущему менеджеру не нужно тратить много времени на них: достаточно подписать готовые клише и можно рассылать по назначению! Составленный с нашей помощью документ точно не останется незамеченным в нужной инстанции. Не заполнено обязательное поле E-mail. Бухгалтерия обвиняет меня, т. Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета. Парни помогите найти Сопроводительное письмо о направлении документов в суд образецзаранее благодарю! Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Что указывается в тексте сопроводительного письма? Уведомление к нам не вернулось, письмо в организацию не дошло. Москвы о признании права собственности на жилое помещение. Борисова 495 299 -55-03, доб. Уточнение к исковому заявлению по числу лиц, участвующих в деле 3. На практике обычно эти сведения подтверждаются реестром передачи документов с отметкой отделения связи о приеме соответствующих документов. Если документы принесли в канцелярию, то письмо пишется прямо там, или курьер звонит в свою компанию и просит срочно дослать сопроводительное. Образцы деклараций, форм отчетности. Теперь немного о его оформлении. Светлана как правильно написать сопроводительное письмо об отсутствии в организации конфликта интересов? Введенные образцы сопроводительного письма о направлении документов в суд не совпадают. А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 — см. Подписывается письмо должностным лицом, которое имеет на это право. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.
Например, приходит к нам исполнительный лист из суда вместе с сопроводительным письмом, его мы направляем приставам, сопроводительное остается. Ученик 133закрыт 8 лет назад можно образец. После того как текст составлен, указывается перечень прилагаемых документов с нумерацией, названием и реквизитами, а также количество прилагаемых листов. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Я, заведующая канцелярией, регистрирую эти документы в журнале исходящих документов, но не ставлю на них номера, т. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Содержание: Образец сопроводительного письма Как написать сопроводительное письмо Сопроводительное письмо к документам составляется с целью информирования получателя об отправке документов и содержит необходимые инструкции по обработке отправленных документов. Копия протокола выемки от 02. Если письмо имеет приложения, на нем должна быть соответствующая отметка, а на каждом приложении сверху справа указывается, к какому сопроводительному письму оно относится.

Образец сопроводительного письма о направлении документов в суд
Подскажите пожалуйста, что написать в сопроводительном письме к коммерческому предложению по предоставлению лизинговых услуг Здравствуйте. Процессуальный закон не предусматривает право обжалования частного определения, однако возражения против него могут быть включены в кассационную жалобу на решение суда. Исходя из этого, сопроводительное письмо к документам подтверждает факт отправки документации, дает ее перечень инструкцию по обращению с ней, позволяет определить срок исполнения. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 Десяти календарных дней с момента ее получения. Исковое заявление, заявление в суд, составляется исходя из фактических обстоятельств дела, но вам всегда понадобиться шаблон заявления, образец, Куда: индекс и полный адрес Кому: муниципальный район административного округа г. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата России от 25. Не всякий знает, как составить сопроводительное письмо к документам, хотя оно важно. В ней следует указывать юридически корректные и значимые вещи, а коммуникативной функции она не несёт. Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета. Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно. Письма документация должны быть не просто отправлены, а отправлены в те сроки, которые предусмотрены соглашением сторон по договору, либо которые вытекают исходя из запросов соответствующих организаций. Искать один образец сопроводительного письма о направлении документов в суд по регистрационному номеру гораздо проще, чем перерывать кипу разнообразных бумаг. Текст письма Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения. Не отправляют нам наши экземпляры накладных. Второй экземпляр подшивается в дело с перепиской по направлениям.

Но чтобы его потом не беспокоили по поводу уточнений, следует также указать имя и контакты исполнителя. Оферта передается в юр. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04. Порой возникает ситуация, когда необходимо направить претензию стороне по договору, не исполняющей свои обязательства. Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Вся исходящая документация пакетируется, при этом особо следует проследить за тем, чтобы каждый конверт содержал именно то письмо документацию. которое следует доставить по адресу, указанному на конверте.

Вы можете забронировать столик по телефонам:
+7 495 60 33 002
+7 495 60 33 005

  • Ресторан «Бакинский Дворик», ул. Русаковская, д. 23
  • +7 495 777 91 97
  • с 9.00 до 02.00, японская кухня работает с 12.00 до 24.00

Коментарии

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *